Politika privatnosti

Osobni podatak znači svaki podatak koji se odnosi na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”).

Obrađujemo Vaše osobne podatke samo u mjeri utvrđenoj potrebama usluga koje Vam pružamo ili drugim svrhama obrade, odnosno:

02.1 Izvršenje ugovora o uslugama

U svrhu sklapanja i izvršenja ugovora o uslugama s našim korisnicima, obrađujemo osobne podatke naših trenutnih korisnika, osoba ovlaštenih za zastupanje naših korisnika pravnih osoba, njihovih zaposlenika, njima povezanih osoba te trećih osoba kao što su osobe koje su od naših korisnika ovlaštene za pristup Shipshape uslugama.

Takvi osobni podaci mogu uključivati (ovisno o konkretnoj usluzi i potrebi): ime, prezime, osobni identifikacijski broj, datum i mjesto rođenja, spol, prebivalište, adresu elektroničke pošte, telefonski broj te druge podatke potrebne za identifikaciju i izvršenje ugovornih obveza.

Pravna osnova za obradu podataka nužnih za sklapanje i izvršenje ugovora je izvršenje ugovora (odnosno poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora). Za obradu koja je nužna radi sigurnosti sustava, sprječavanja zlouporaba te ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, pravna osnova je naš legitimni interes.

Rok čuvanja: osobni podaci obrađivat će se za razdoblje trajanja ugovornog odnosa te nakon prestanka ugovornog odnosa onoliko dugo koliko je to potrebno radi ispunjenja zakonskih obveza i/ili ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, a u pravilu najviše pet godina nakon prestanka ugovornog odnosa (osim ako je u pojedinom slučaju potrebno dulje čuvanje sukladno propisima ili radi sudskog/administrativnog postupka).

U slučaju da nam Vi kao korisnik ne dostavite sve potrebne podatke, možda nećemo biti u mogućnosti sklopiti ugovor s Vama ili izvršiti sve naše obveze koje proizlaze iz takvog ugovora.

02.2 Usklađenost sa zakonskim obvezama

U svrhu usklađenosti s obvezama određenim primjenjivim propisima, osobito Zakonom o računovodstvu, Zakonom o elektroničkim komunikacijama i Općim poreznim zakonom obrađujemo Vaše osobne podatke koji mogu uključivati ime, prezime, osobni identifikacijski broj, datum i mjesto rođenja, spol, prebivalište, adresu elektroničke pošte i telefonski broj.

Pravna osnova: obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza kojima podliježemo.
Rok čuvanja: osobni podaci obrađivat će se na razdoblje određeno pojedinim propisima.

02.3 Zapošljavanje

U svrhu zapošljavanja prikupljamo osobne podatke potencijalnih zaposlenika i drugih kandidata. Osobni podaci prikupljeni u tom smislu uključuju životopise i/ili druge podatke koji se obično nalaze u životopisu i/ili se obično odnose na postupak zapošljavanja, kao što su ime, prezime, osobni identifikacijski broj, datum i mjesto rođenja, spol, prebivalište, adresa elektroničke pošte, telefonski broj, informacije o obrazovanju i dosadašnjem radnom iskustvu te fotografije (ako ih kandidat dostavi).

Važna napomena – posebne kategorije podataka: ne tražimo posebne kategorije osobnih podataka (npr. zdravstvene podatke) i molimo kandidate da ih ne navode u prijavi. Ako kandidat takve podatke dobrovoljno dostavi, pristup će biti strogo ograničen i podaci će se obrađivati samo ako je to nužno i dopušteno primjenjivim propisima.

U slučaju da nam ne dostavite podatke potrebne za provedbu selekcijskog postupka, možda nećemo biti u mogućnosti razmotriti Vašu prijavu i/ili sklopiti ugovor o radu.

Ako nekom kandidatu nije ponuđeno radno mjesto, odnosno pojedinačna uloga u određenoj prigodi, ali smatramo da bi takav kandidat mogao biti prikladan za drugačiju ulogu u budućnosti, uz privolu takvog kandidata, možemo zadržati njegove osobne podatke za buduća razmatranja.

Rok čuvanja: podatke prikupljene temeljem privole dane u svrhu budućeg razmatranja brisat ćemo nakon opoziva privole i/ili prestanka obrade zbog ispunjenja svrhe za koju je dana i/ili prestanka obrade zbog odluke nadležnog tijela.

02.4 Informiranje o uslugama (marketing i poslovna komunikacija)

U svrhu pružanja informacija o našim uslugama, možemo obrađivati osobne podatke naših korisnika, potencijalnih korisnika te njihovih zaposlenika, koji uključuju ime i prezime, adresu elektroničke pošte, telefonski broj i naziv radnog mjesta.

Takvi podaci mogu se obrađivati:

• na temelju privole (npr. newsletter ili izravno slanje ponuda kada je privola prikupljena), ili
• na temelju legitimnog interesa (npr. informiranje postojećih poslovnih kontakata o srodnim uslugama).

U svakom trenutku možete odustati od primanja takvih obavijesti (odjava/isključenje iz baze). Ako se obrada temelji na legitimnom interesu ili se provodi u svrhu izravnog marketinga, imate pravo u svakom trenutku uložiti prigovor te ćemo prestati s takvom obradom.

Rok čuvanja: privola vrijedi do opoziva. Za komunikaciju temeljem legitimnog interesa podatke čuvamo dok postoji poslovni odnos ili dok ne uložite prigovor, a najdulje koliko je razumno potrebno za navedenu svrhu.

02.5 Odgovaranje na upite putem kontakt obrasca

U svrhu odgovaranja na upite korisnika naših mrežnih stranica www.shipshape-solutions.com putem kontakt obrasca možemo obrađivati Vaše osobne podatke koji uključuju ime i prezime, adresu elektroničke pošte, telefonski broj te IP adresu.

Takva obrada temelji se na našem legitimnom interesu (odgovor na upit i vođenje komunikacije) ili na poduzimanju radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora, ovisno o prirodi upita.

Rok čuvanja: Vaši osobni podaci obrađivat će se za vrijeme potrebno za ispunjenje ove svrhe, odnosno do dovršetka komunikacije i dodatno razumno razdoblje radi dokazivanja komunikacije i zaštite pravnih interesa, osim ako je potrebno dulje čuvanje radi sudskog/administrativnog postupka.

02.6 Korištenje mrežnih stranica – nužni kolačići

U svrhu omogućavanja korištenja naših mrežnih stranica www.shipshape-solutions.com možemo obrađivati Vaše osobne podatke koji uključuju mrežne identifikatore, nužne (tehničke) kolačiće i povezane tehničke podatke koji su potrebni za funkcioniranje mrežnog mjesta (npr. sigurnost, osnovne funkcionalnosti).

Pravna osnova za takvu obradu je naš legitimni interes osigurati funkcionalno i sigurno mrežno mjesto.
Rok čuvanja: podaci se obrađuju i pohranjuju na razdoblje koje je potrebno za osiguravanje funkcionalnosti mrežnog mjesta, odnosno u skladu s trajanjem nužnih kolačića.

Posjetitelji naše web stranice nisu dužni dati osobne podatke kako bi iskoristili većinu njenih funkcionalnosti. Međutim, posjetitelji koji žele poslati upit putem kontakt obrasca dostupnog na našoj web stranici moraju unijeti ime i prezime, broj mobilnog telefona te adresu e-pošte.

02.7 Google Analytics – samo uz privolu

Osim podataka prikupljenih putem naše web stranice kako je gore opisano, koristimo tehnologiju za automatsko prikupljanje podataka o korištenju naše web stranice putem servisa Google Analytics isključivo za izradu statističkih izvještaja.

Pravna osnova: Google Analytics i analitički kolačići koriste se isključivo uz Vašu privolu dane putem bannera/postavki kolačića. Analitika se ne aktivira prije privole.

Privolu možete u svakom trenutku povući ili promijeniti putem poveznice „Postavke kolačića” na mrežnom mjestu. Više informacija o kolačićima i postavkama dostupno je u našoj Politici kolačića.

02.8 Ostvarivanje i/ili obrana pravnih zahtjeva

Osim toga, možemo obrađivati i pohranjivati Vaše osobne podatke koji uključuju ime, prezime, broj telefona, adresu e-pošte te identifikacijski broj ugovora u svrhu ostvarivanja, zaštite i/ili obrane naših mogućih zahtjeva u budućnosti.

Pravna osnova: naš legitimni interes (zaštita pravnih interesa) ili legitimni interes treće strane, kada je primjenjivo.
Rok čuvanja: osobni podaci obrađivat će se na razdoblje potrebno za ispunjenje ove svrhe, međutim, ne duže od razdoblja koje je razumno potrebno radi rokova zastare i/ili trajanja postupaka, a u pravilu najdulje do deset godina nakon prestanka ugovornog odnosa, osim ako je u pojedinom slučaju potrebno dulje čuvanje radi sudskog/administrativnog postupka.

Svaka izmjena ove Obavijesti bit će objavljena na našim mrežnim stranicama www.shipshape-solutions.com te raspoloživa putem uobičajenih komunikacijskih kanala.

Obrađivat ćemo Vaše osobne podatke na način i u svrhe određene u ovoj Obavijesti o obradi osobnih podataka. Prikupljanje i obrada Vaših osobnih podataka provode se u skladu s važećim zakonodavstvom o zaštiti osobnih podataka, osobito u skladu sa Uredbom (EU) 2016/679 (dalje: „Opća uredba o zaštiti podataka“), Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN br. 42/2018) te drugim primjenjivim propisima o privatnosti i zaštiti osobnih podataka.

Voditelj obrade Vaših osobnih podataka za svrhe  je Shipshape d.o.o., Frana Folnegovića 6e, Zagreb, OIB: 49864588217 (dalje: „Shipshape“). U slučaju bilo kojih zahtjeva koji se odnose na obradu Vaših osobnih podataka ili u slučaju ostvarivanja Vaših prava navedenih pod točkom 7 ove Obavijesti, molimo kontaktirajte nas na e-mail info@shipshape-solutions.com.

Vaši osobni podaci mogu u određenim slučajevima biti podijeljeni s pouzdanim trećim stranama koji nam pružaju administrativnu i tehničku podršku, odnosno izvršiteljima obrade koji primjenjuju odgovarajuće tehničke i sigurnosne mjere i mehanizme za osiguravanje zaštite osobnih podataka.

Također možemo dijeliti Vaše osobne podatke s tijelima javne vlasti, kada je takva naša obveza propisana primjenjivim zakonodavstvom te sukladno njihovim zakonskim ovlastima, kao i s vanjskim savjetnicima i s drugim osobljem koje podliježe obvezi povjerljivosti. Pažljivo odabiremo i nadziremo rad pružatelja takvih usluga.

Kategorije primatelja / izvršitelja obrade
Ovisno o svrsi obrade, podaci se mogu dijeliti s:

• pružateljima usluga hostinga i održavanja IT sustava (smještaj i održavanje web stranice i sustava, sigurnost),
• pružateljima usluga elektroničke pošte i komunikacijskih alata (zaprimanje i obrada upita, poslovna komunikacija),
• Google (Google Analytics) – isključivo uz privolu za analitičke kolačiće (statistika korištenja weba),
• pružateljima računovodstvenih usluga (ispunjenje zakonskih obveza),
• vanjskim savjetnicima (pravni/poslovni) – kada je to potrebno radi izvršenja ugovora ili zaštite pravnih interesa,
• nadležnim tijelima – kada je dostava propisana zakonom.

Prijenosi u treće zemlje
Ako pojedini pružatelji usluga obrađuju podatke izvan Europskog gospodarskog prostora ili imaju pristup podacima iz trećih zemalja, prijenos se provodi uz odgovarajuće zaštitne mjere propisane važećim zakonodavstvom (npr. standardne ugovorne klauzule) te, kada je primjenjivo, uz dodatne mjere zaštite. Informacije o relevantnim zaštitnim mjerama dostupne su na zahtjev putem kontakta navedenog u točki 05.

Samo ograničen broj naših radnika imat će pristup Vašim osobnim podacima. Radnici su dužni čuvati Vaše osobne podatke i mjere poduzete za njihovu zaštitu strogo povjerljivim. Imaju pravo rukovati osobnim podacima samo prema našim izričitim uputama.

Na Vaš zahtjev obavijestit ćemo Vas o tome obrađuju li se osobni podaci o Vama i koji su to podaci. Ukoliko su ispunjeni svi zakonski preduvjeti, imate pravo na ispravak, brisanje ili ograničavanje obrade osobnih podataka. Možete povući sve izjave o privoli koje ste dali te uložiti prigovor na obradu.

U ovu svrhu možete nas kontaktirati putem kanala naznačenih pod točkom 05. Također, imate pravo dobiti podatke koje ste nam stavili na raspolaganje u strukturiranom, aktualnom i strojno čitljivom formatu; te možete zatražiti prijenos tih podataka Vama ili trećim stranama.

Dužni smo odgovoriti na Vaš zahtjev unutar mjesec dana od dana zaprimanja Vašeg zahtjeva. U slučaju složenih zahtjeva, taj se rok može produljiti za dodatna dva mjeseca, o čemu ćemo Vas obavijestiti.

Također, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka, Martićeva 14, 10000 Zagreb, www.azop.hr, ukoliko sumnjate na povredu u postupku obrade Vaših osobnih podataka.

Ako nam date svoju privolu za obradu Vaših osobnih podataka, činite to potpuno dobrovoljno te u svakom trenutku imate pravo povući ili ograničiti privolu. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije nego što je ona povučena. Ako se Vaši osobni podaci obrađuju u svrhe izravnog marketinga odnosno na temelju legitimnog interesa, također u svakom trenutku imate pravo uložiti prigovor na takvu obradu.

Pohranjujemo Vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe predmetne obrade, odnosno obično na razdoblje ispunjenja ugovornog odnosa ili na razdoblje koje važeće zakonodavstvo izričito nalaže.

Ako obrađujemo Vaše osobne podatke na temelju Vaše privole, takvi osobni podaci obrađivat će se samo za vrijeme trajanja privole koju u svakom trenutku možete povući ili ograničiti. Ako to učinite, prestat ćemo obrađivati dotične osobne podatke u svrhe za koje ste dali svoju privolu.

Nakon toga se ti podaci brišu ili anonimiziraju, osim ukoliko je iste podatke potrebno pohraniti na određeno razdoblje, sukladno propisima o trgovačkim društvima, poreznim ili drugim propisima, u kojem slučaju se isti podaci više neće obrađivati u druge svrhe.

Naše mrežno mjesto može sadržavati poveznice na mrežna mjesta trećih strana. U slučaju da kliknete na takve poveznice, takve treće strane mogu prikupljati određene informacije o Vama, kao što su IP adresa ili povijest pretraživanja te mogu postavljati kolačiće na preglednike posjetitelja. Molimo primite na znanje da se na obradu prikupljenih podataka primjenjuju pravila koja su usvojili operateri takvih trećih strana te se, stoga, ova Obavijest ne primjenjuje.